Vereinfachung in der Kassenführung weggefallen – Elektronische Registrierkassen werden gläsern

Geschrieben von Steuerkanzlei Katz am 10.10.2015

Gläserne Registrierkasse: Neue Anforderungen des Finanzamts
Elektronische Kassenführung ā€“ Digitale Aufbewahrung von Unterlagen bei Bargeschäften

Seit 2002 sind Unternehmen mit Bargeschäften (unter anderem Gaststätten, Einzelhandel) bereits verpflichtet, die elektronischen Daten der Kassen elektronisch aufzubewahren und gegebenenfalls dem Betriebsprüfer vom Finanzamt elektronisch vorzulegen. Wird eine elektronische Kasse verwendet, reichen Aufzeichnungen auf Papier (Bons, Kassenrollen) dem Finanzamt nicht mehr aus. Es müssen alle Daten elektronisch aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Der betriebswirtschaftliche Vorteil dieser Kassen kann sich bei Fehlern durch die Transparenz der Kasse steuerlich nachteilig auswirken.

Das Bundesfinanzministerium hatte im Jahr 1996 eine Vereinfachungsregelung erlassen. Es mussten die Daten der Einzelbons nicht aufbewahrt werden wenn die Tagesendsummenbons sogenannte ā€žZ-Bonsā€œ vollständig vorhanden waren. Ende 2010 hat das Bundesfinanzministerium ein neues Schreiben für die Anforderungen an die elektronische Kassenführung veröffentlich und diese Vereinfachung ab 2011 aufgehoben.

Grundsätzlich ist jede Einnahme und Ausgabe getrennt täglich aufzuzeichnen. Wird eine elektronische Kasse genutzt müssen alle diese Einzeldaten während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Erfüllt eine verwendete Kasse diese Anforderungen nicht, ist sie umgehend aufzurüsten. Ist dies nachweislich technisch nicht möglich, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung). Dann müssen aber alternativ alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen aufbewahrt werden (unter anderem Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen, alle Tagesendsummenbons).

In den anderen Fällen ist die Kasse vom Unternehmer umzuprogrammieren. Reicht der Speicher der Kasse nicht aus, um alle diese Daten dauerhaft zu speichern, muss der Speicher gegebenenfalls aufgerüstet werden. Das Auslagern der Daten auf einen anderen unveränderbaren Datenträger ist nach Auffassung der Finanzverwaltung zulässig und für den Unternehmer zumutbar. Ist all dies nicht möglich bleibt nur der Erwerb einer neuen Kasse. Die Kassenherstellen haben auf die Anforderungen der Finanzverwaltung reagiert und die meisten neuen elektronischen Kassen erfüllen die geforderten Angaben.

Der lange Übergangszeitraum von sechs Jahren soll der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen entsprechen. Somit würde der Unternehmer in dem Zeitraum sowieso tätig werden müssen um eine neue Kasse anzuschaffen. In der Praxis werden die Kassen aber über einen weitaus längeren Zeitraum genutzt. Für die meisten Unternehmer entstehen daher durch die Regelung zusätzliche Kosten.

Die Regelungen zur Kassenführung wurden nicht wirklich neu in dem oben genannten Schreiben definiert sondern lediglich an die Zeit (Digitalisierung) angepasst. Neu ist hingegen, dass für jede einzelne Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen sie an welchem Ort eingesetzt wurde. Dies muss von Unternehmer vorgenommen werden.

Zwar werden die Unternehmer gezwungen zur Umrüstung bzw. Ersatzinvestition in geeignete Kassen, aber nur dann wenn eine elektronische Kasse genutzt wird. Alle anderen Unternehmer die eine sogenannte offene Ladenkasse (z. B. auf Jahrmärkten) nutzen, sind aber nicht gezwungen, sich eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen.

Der Zugriff der Finanzverwaltung auf die elektronischen Daten der Unternehmen wird immer mehr ausgeweitet. Es ist daher von Vorteil vor einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt im eigenen Unternehmen darauf vorbereitet zu sein, Wir unterstützen Sie dabei gerne.

HAZ/NP Nordhannoversche Zeitung vom 10. Oktober 2015

Autor: Steuerkanzlei Katz
Datum: 10.10.2015