Notfallkoffer für Unternehmer
Geschrieben von Steuerkanzlei Katz und Rechtsanwalt Andreas Kellner am 13.04.2017
Viele Unternehmen werden häufig von nur einer Person geleitet. Fällt der Unternehmer plötzlich durch Krankheit oder Tod aus, kann dies im Unternehmen oft zu Problemen führen. Die Mitarbeiter oder auch die Familie sind durch die Situation vielfach überfordert. Meist fehlt es in den Unternehmen dann an Lösungsansätzen, sodass Betriebsabläufe ins Stocken geraten, Aufträge nicht rechtzeitig und ordnungsgemäß abgearbeitet werden und im schlimmsten Fall Lieferanten und Löhne nicht rechtzeitig gezahlt werden können.
Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen treten durch den Ausfall des Entscheidungsträgers häufig Probleme auf. Alle Betriebsinformationen sind meist nur dem Unternehmer zugänglich und an Vertretungsregelungen bzw. Vollmachten fehlt es. Ein sogenannter Notfallkoffer kann dabei hilfreich sein. Er sollte einen schriftlichen Fahrplan beinhalten, der wie eine „Inhaltsangabe“ sofort erkennen lässt, welche Schritte vorzunehmen sind, wer zu informieren ist und vor allem, welche Dokumente enthalten sind und wo die Originale aufbewahrt werden.
Der Notfallkoffer sollte neben den wichtigen persönlichen Dokumenten auch Zweitschlüssel sowie grundsätzliche Betriebsinformationen beinhalten beziehungsweise eine Anleitung wo diese zu finden sind. Grundsätzlich hängt der Inhalt dabei vom jeweiligen Unternehmen ab. Jedoch sollten im Koffer nur Kopien und keine Originale aufbewahrt werden.
Weiter sollte es das Ziel sein, die (vorübergehende) Geschäftsunfähigkeit sowie den Tod des Unternehmers rechtlich abzusichern. Neben der Erteilung einer Prokura, die aber von dem Unternehmer noch selbst vorausschauend erteilt werden sollte, müssen folgende Dokumente zwingend vorhanden sein:
Eine General- bzw. Vorsorgevollmacht, nebst Patientenverfügung und Betreuungsvollmacht in notariell beglaubigter Form. Diese dient dazu unverzüglich eine Vertretungssituation rechtssicher zu schaffen. Mit einer solchen Vollmacht sind sämtliche Situationen, in denen der Unternehmer selbst nicht mehr für sich handeln kann, abgedeckt. Auch Entscheidungen hinsichtlich der Krankenbehandlung oder gar der Anordnung einer Betreuung (früher Vormundschaft) können selbstbestimmt verfügt werden.
Das notarielle Testament dient dazu, den Todesfall nicht nur hinsichtlich der einfachen Verteilung der Güter zu regeln, sondern hat vielmehr praktische Bedeutung für die Hinterbliebenen was die weitere Handlungsfähigkeit angeht. Während nach einem handschriftlichen Testament erst langwierig ein Erbschein beantragt werden muss, erfolgt beim notariellen Testament lediglich ein Eröffnungsbeschluss und die Erben sind sofort in der Lage den Nachlass betreffende Entscheidungen zu treffen und sich dabei zu legitimieren.
Außerdem ist zu beachten, dass alle Regelungen aufeinander abgestimmt sind. Weichen beispielsweise bei einer Gesellschaft letztwillige Verfügungen von gesellschaftsrechtlichen Vorgaben ab, kann dies zu erheblichen Schäden für die Hinterbliebenen führen. Des Weiteren sollten die steuerlichen Auswirkungen durch Abstimmung aller Berater berücksichtigt werden. Im schlimmsten Fall ist keinem damit geholfen, dass durch die Übernahme des Unternehmens ein Verkauf unumgänglich ist, da die Erbschaftsteuer sonst nicht tragbar wäre.
Das Wissen des Unternehmens muss für seinen Nachfolger (zumindest in wichtigen Teilen) verfügbar sein: Welche Aufträge werden gerade bearbeitet, wann sind Lieferzeitpunkte. Arbeiten Unternehmen mit einem EDV-gestützten System zur Auftragsbearbeitung, sind diese Informationen meist einfach zu beschaffen. Ist dies nicht der Fall, muss der Unternehmer alle Abläufe, Aufträge aufwendig händisch dokumentieren.
Für alle elektronischen Zugänge (wie zum Beispiel Emails, Onlinebanking, Lieferanten-Onlineshops) müssen die dafür notwendigen Berechtigungen (Passwörter, PINs, TANs) ebenfalls im Notfallkoffer vorhanden sein. Sind Daten direkt auf dem PC des Unternehmens gesichert, muss auch dieser Zugang geregelt sein.
Empfehlenswert für einen solchen Notfallkoffer ist es - zum Beispiel in der Urlaubzeit – einmal zu testen, ob wirklich alles nachvollziehbar geregelt und dokumentiert ist.
Es ist für die meisten Menschen eine unangenehme Aufgabe, sich mit den Folgen eines schweren Unfalls oder des eigenen Todes zu beschäftigen. Für einen Unternehmer mit Familie und eigenen Angestellten sollte es aber eine Selbstverständlichkeit sein. Je früher sich ein Unternehmer mit dem Thema beschäftigt umso einfacher wird es später für alle Beteiligten. Gerne unterstützen wir Sie dabei - rechtliche und finanzielle Probleme im Voraus zu vermeiden.
HAZ Nordhannoversche Zeitung vom 13. April 2017
Datum: 13.04.2017
