Wie führt man eine ordnungsgemäße Kasse – oder muss überhaupt eine Kasse geführt werden?
Geschrieben von Steuerkanzlei Katz am 13.02.3016
Im Oktober hatten wir bereits die geänderten Vorschriften zur Führung von elektronischen Kassen erläutert. Eine Kasse muss aber nicht zwingend elektronisch geführt werden. Das klassisch per Hand geschriebene Kassenbuch ist immer noch zulässig.
Ausgangspunkt für die Verpflichtung zur Kassenführung ist die Buchführungspflicht. Somit müssen dann Bücher und Aufzeichnungen geführt werden, die insbesondere den Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Steuergesetze entsprechen. Besteht keine Buchführungspflicht (z.B. Freiberufler) ergibt sich auch grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung. Für Steuerpflichtige mit vielen Bargeschäften kann es dennoch zur besseren Übersichtlichkeit sinnvoll sein, ein (ordnungsgemäßes) Kassenbuch zu führen.
Grundsätzlich –ob die Pflicht besteht oder nicht- kann sich der Steuerpflichtige für eine Kassenart frei entscheiden.
Entscheidet sich der Steuerpflichtige zur Kassenführung ohne technische Unterstützung, ist Folgendes zu beachten:
- Die Kasse ist täglich zu führen, und es besteht Einzelaufzeichnungspflicht. Das heißt, alle Ein- und Ausgaben müssen getrennt voneinander chronologisch sortiert und fortlaufend nummeriert aufgezeichnet werden. Die Tageseinnahmen können in einer Summe vorgetragen werden. Sie müssen nur getrennt werden, wenn Umsätze mit 7 % und 19 % Umsatzsteuer getätigt werden.
- Zu jeder Kassenposition muss ein Beleg vorliegen.
- Der Kassenbestand muss jederzeit anhand der Aufzeichnungen mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse verglichen werden können und übereinstimmen.
- Veränderungen (z. B. fehlerhafte Eintragungen) müssen nachvollziehbar sein, und die ursprüngliche Erfassung muss noch lesbar sein.
Auffällig hohe Kassenbestände oder Kassenminusbestände lassen auf Fehler in der Kassenführung schließen.
Probleme durch eine fehlerhafte Kassenführung treten oft erst im Rahmen einer Betriebsprüfung auf. Dabei haben nur schwerwiegende Mängel Auswirkungen in steuerlicher Hinsicht. Werden materielle Mängel festgestellt (z. B. unvollständiges Verbuchen von Einnahmen), hat der Prüfer grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet ihm den Weg zu Sicherheitszuschlägen, Teilschätzungen oder sogar zu einer Vollschätzung. Liegen allein formelle Mängel in der Kassenführung vor, ist es für den Prüfer schwierig, einen Sicherheitszuschlag oder eine Schätzung durchzusetzen.
Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob überhaupt eine Kasse geführt werden muss. In vielen Unternehmen liegen wenig bis keine Bareinnahmen sowie Barausgaben vor. Eine Alternative können die direkte Einzahlung auf dem Bankkonto sowie die Erstattung von Auslagen per Überweisung sein. Hierzu sind keine Formvorschriften zu beachten, und es müssen keine Aufzeichnungen in Form einer Kasse geführt werden.
Da die Finanzverwaltung in der Vergangenheit häufig Mängel in der Kassenführung festgestellt hat, ist es ratsam, die Kassenführung im Vorhinein prüfen zu lassen – und zwar vor dem Beginn einer Betriebsprüfung. Wir unterstützen Sie dabei gerne!
HAZ/NP Nordhannoversche Zeitung vom 13. Februar 2016
Datum: 13.02.3016
